この記事の要約はこちら
●セミナーの目的や成果指標を事前に明確にしておくことが成功の第一歩
● ターゲット層の興味関心に合ったテーマ設定が集客・満足度の鍵
● 集客手段はSNS・広告・紙媒体など対象に応じて使い分ける
●会場の雰囲気や進行の工夫で参加者の満足度を高めることが重要
●セミナー後はアンケートや個別相談で信頼関係を深めるフォローが必要
Contents
こんなお悩みのあなたへ
セミナーを開催するにあたって、開催の流れを知っていますか？
開催が初めての方だと、全体像が見えていないと、せっかくのセミナーが失敗となってしまいます。
そのため開催に必要なことを把握し、事前に準備することが重要になります。
本記事はそんなセミナー開催の初心者の講師にむけて、開催にあたってのノウハウを提供します。
セミナー開催に必要なことは？
まず開催に必要なことから理解をしていきましょう。
主に必要なことは下記になります。
・セミナー内容の作成、資料作成
・セミナー日の確定、会場の確保、オンラインの場合はリンク作成
・集客
・当日の運営
・個別面談でのフォロー
上記についての細かい説明は「開催前」「開催当日」「開催後」の3つに分けて説明していきます。
セミナー開催までの流れ
最初は「セミナー開催前」までの流れについてです。
下記流れを意識しましょう。
・開催内容の選定
・資料作成
・開催日の確定
・開催場所の選定
・集客をかける
開催内容の選定
1つ目はもちろん「セミナー内容の選定」です。
セミナーのコンテンツ作りは時間をかけつつ丁寧に行わなければなりません。
また作成するにあたり、どんな方をターゲットにしたいか、どの内容が直近話題になっているかなど、「お客様が知りたい情報」を盛り込んだセミナーコンテンツを作成しましょう。
例えば、ニュースやSNS等を見ていて「NISA」が話題になっていれば、その内容をセミナーに組み込むなど、情報を収集できるツール（WEB検索やSNS）等を活用してコンテンツ作成のアイデアを探してみましょう。
資料作成
2つ目は「資料作成」です。
内容があらかた決まったら、その内容を形として起こしていきましょう。
さまざまなお客様が見られることを想定し、文字の大きさや色の使い方に意識をして作成しましょう。
またスライド作りがネックになる人が多い中で、「イルシル」というサービスは、生成AI技術を用いて、内容を入力すると自動的にスライドを作成してくれる機能があります。
ぜひ気になる方は下記を活用してみてはいかがでしょうか。
開催日時の確定
3つ目は「開催日時の選定」です。
資料を作成しつつ、並行して開催日の確定を行いましょう。
開催日を決めるにあたり、今回のセミナーで「どの属性をターゲットとしているか」によって日時が変わります。
例えば「主婦」をターゲットとする場合は、平日が良いでしょう。
子供を保育園や幼稚園に預けて一段落した10時30分や11時ごろからスタートすれば、会場への移動や準備を踏まえても参加しやすいと考えられます。
一方「会社員」をターゲットとする場合は、平日夜か土日祝日が良いでしょう。
平日の日中は仕事をしているため、仕事終わりの夜19時ごろから開始するパターンや、平日は忙しい方も多いため、休日の11時開始や14時開始等にして行うのも良いかもしれません。
そして所要時間については、「約1時間30分～2時間」を目安としましょう。
お客様が集中して話を聞くことができるかを考えると、上記時間が好ましいといえます。
オンラインセミナーの場合は、より集中力が欠けてしまいがちなので「45分～1時間」で設定をしましょう。
お客様の立場を考え、「自分だったら参加しやすい日時」を想定すると、日時を決めやすいのではないでしょうか。
開催場所の選定
4つ目は「開催場所の選定」です。日時がきまったら、会場を考えましょう。
一般的に開催場所として使われるのは、「貸し会議室・多目的ホール・ホテルの会議室」「自社の会議室」などになります。
貸会議室やホールを借りる際は、「会場周辺のアクセス」を意識して選定してください。
対面セミナーの場合、お客様は自分の時間を使って会場へ足を運びますが、セミナーだけが目的の方もいるなか、「セミナー後のお買い物やご飯」なども考えて来られている方もいるでしょう。
そういった状況を踏まえたときに、セミナー会場に行くために、最寄駅から10分も歩いたり、会場周辺に何もないところだとお客様が参加しづらいように思えます。
そのため、開催場所を選定する際には「ターミナル駅付近の徒歩3分圏内」の会場にしましょう。
ターミナル駅というのは、東京でいえば「新宿駅、渋谷駅、東京駅」など、さまざまな路線が集まる駅を指します。
そういったターミナル駅で、かつその駅から徒歩3分や直結でいける会場だと、お客様側からしても参加しやすい印象をうけます。
後の参加率に関わる部分にもなるので、場所選定は慎重に行いましょう。
集客をかける
5つ目は「集客をかける」です。
日時・場所・内容が確定したら、いよいよお客様を集める段階へと移りましょう。
集客方法としては、主に「インターネットやSNS」を用いて、自分で宣伝をしたり、セミナーの告知サイトへの掲載や、集客代行会社へ依頼するなどのケースが考えられます。
集客をかけると、お申込いただいたお客様へのリマインド対応や、管理等が必要になります。
集客ができたお客様に対して連絡を入れることで、「セミナー開催日を忘れないように伝える」ことができます。
せっかくお申込をいただいたのにもかかわらず、リマインドメールを怠ると、当日来場者が1名ということも考えられるので、申込者には適度にリマインドや連絡（メールやSMS等）で入れ、温度感を下げないように意識しましょう。
集客方法については下記記事にまとめてありますので、ぜひご覧ください。
▼対象記事▼
セミナー当日の流れ
次はセミナー当日の流れについて説明します。
当日の流れは、簡単にまとめると下記になります。
・会場での事前準備
・受付
・セミナー開始
・アンケート回答誘導
会場での事前準備
当日は会場予定時刻より、20分～30分余裕をもって入りましょう。
会場の借りる時間に制限がある人は、事前の下見をしたり、準備しなければならないことをあらかじめまとめておきましょう。
会場に入ったら、椅子の整頓や、マイクやスライドの準備等を行いましょう。
また講師によっては、参加者へ無料で飲み物を配ったりなどもあるそうなので、準備するのも良いかもしれません。
オンラインセミナーの場合は、機器の準備や通信環境の準備が必要なため、あらかじめリハーサル等を行ってください。
受付
開場時刻になりましたらお客様が入室されるので、受付をします。
受付の際には、お申込みいただいたお客様のリストを元に出欠可否を取りましょう。
受付は代理で別の方が担当されるケースもあるため、サポーターを付ける方は、受付を任せる形になります。
受付をしながら会場の案内をするのは難しいので、「自由着座方式」にし、受付時にお客様に伝えるようにしましょう。
オンラインセミナーの場合は、開場時刻になったら入られた方順に「入室許可」を出し、参加をさせてください。その際にマイクがオンになっている方がいたら、ミュート対応をするなど、環境を整えましょう。
セミナー開始
定刻になりましたら、セミナーを開始してください。
司会を自分でする際は、本日のコンテンツの説明と、自己紹介を軽く入れましょう。
司会を立てる場合は、自分の紹介を入れてもらうなどのスクリプトにすると良いかもしれません。
セミナーでは「時間」を意識して説明するのがポイントです。
お客様は時間を確保してセミナーに参加するので、時間が超過してしまうと、お客様の満足度が下がってしまいます。
そのため、時間は厳守しましょう。
アンケート回答誘導
セミナー本編が終わったら、アンケートの回答を誘導します。
アンケートではお客様の基本情報や、セミナーの感想、個別相談希望可否等を伺うケースが多いです。
セミナーの目的は、「個別相談を獲得すること」でもあります。
そのためアンケート回答をしていただく前にも、お客様に対して「個別相談をするメリット」などを伝えるとより移行率があがるのではないでしょうか。
また、個別相談希望される方には、個別相談希望日をアンケート上に登録してもらうと、日程確定までスムーズになりますので、活用してみてください。
セミナー後の流れについて
セミナー後の流れは下記の通りです。
・アンケート情報をもとに、温度感が冷めないうちに参加者への連絡を入れる
・個別面談の確認や実施を行う
個別相談希望された方には、早めのうちにお客様へ連絡を入れてください。
なぜならお客様の温度感はセミナー後、当日の30分後から下降傾向にあると言われています。
そのため、個別相談希望をされた方には、セミナー当日中にお電話やSMS等を活用してコンタクトを取りましょう。
また個別相談希望をしなかった方にも、後日相談の登録ができるように、スケジュール調整用のシステムを活用しURLを作成して、いつでも登録できるように自分の予定を共有するのも1つの手となります。
集客は工数削減ができる！
セミナー開催をするためには、様々な準備・対応が必要となりますが、その中でも「集客」については、自分で対応せず外部に委託することができます。
セミナーの集客は「集客代行会社」に依頼してみるのはいかがでしょうか。
集客代行は、セミナーの掲載内容や日時をいただき、その告知と集客、または申込者への参加確認やリマインド※を行います。
外部に委託をすると、セミナーの内容や資料作成作りに時間を割けたり、普段の営業活動にも専念することができます。
集客代行についてもっと知りたい方は下記記事をご覧ください！
※会社によって受けられるサービスが異なる可能性があるため、事前に情報を調べてください。
▼対象記事▼
集客代行はアットセミナーにおまかせ！
集客代行の中でもアットセミナーはおススメのサービスです。
集客業界では20年、サービス自体は2024年で8年目を迎えるサービスなので、さまざまな集客のノウハウを活かし、多くの方へ宣伝をしています。
アットセミナーはお客様の集客だけではなく、事務局が当日までのお客様対応を担うことができるため、講師の工数削減に貢献できます。
さらに、長く運営してきた中での、開催事例が豊富にあるため、人気のトピックや開催場所などについても紹介することが可能です。
集客に困ったらアットセミナーにお問い合わせをしてみましょう。
まとめ
本記事では、セミナーの開催前・開催当日・開催後の3つの観点から、準備やノウハウについて紹介をしました。
開催をするにあたり、講師の準備しなければならないことは多いですが、その中でも「集客」については、自分の手から離すことができます。集客を専門に行う代行会社に依頼をし、自分の時間を少しでも長く作りましょう。
そして、「アットセミナー」は集客代行の中でも、「お客様対応」「開催についてのノウハウ提供」ができる強みを持ったサービスです。
今なら、トライアルプランでお得に開催ができるサポートも可能ですので、お気軽にお問い合わせください。
セミナー開催準備を完璧に行い、成功へ導きましょう！
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